1 sonuçtan 1 ile 1 arası

Konu: ISO 22000 Dokuman ve Veri Kontrol Prosedürü

  1. #1

    ISO 22000 Dokuman ve Veri Kontrol Prosedürü

    ISO 22000 Dokuman ve Veri Kontrol Prosedürü

    1. AMAÇ:

    Bu prosedürün amacı Firmamızın ISO 22000:2005 ISO 9001:2008 Kalite-Haccp sistemi dokümanlarının hazırlanması, kalite dokümanlarının tanımlanması, bu dokümanların numaralandırılması, onaylanması, çoğaltılması ve ilgili yerlere dağıtılması, revizyonu ve kalite kayıtlarının kontrolü ile ilgili yazılı yöntem oluşturmak ve sorumlulukları belirlemektir.

    2. İLGİLİ DÖKÜMANLAR:

     Geçerli Doküman Listesi FR.01.01
     Doküman Dağıtım Formu FR.01.02
     Dış Kaynaklı Doküman Listesi FR.01.03
     Kalite Kayıtları Listesi FR.01.04
     Yedekleme Kayıt Formu FR.01.05
     Yedekleme Talimatı
     Kalite Kayıtları Saklama Talimatı

    3. SORUMLULUK:

    Bu prosedürün uygulanmasından özellikle Yönetim Temsilcisi başta olmak üzere tüm personel sorumludur

    4. PROSEDÜR:
    4.1. DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI
    4.1.1. Kalite El Kitabının Hazırlanması

    Kalite-Haccp Entegre El Kitabı Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve tarafından gözden geçirilir. Hazırlayan hanesi imzalanarak Genel Müdür onayına sunulur. Genel Müdür kontrol ederek onay hanesini imzalaması ile yürürlüğe girmiş olur. Kalite-Haccp Entegre El Kitabında şirketimizin yönetim sistemi genel ve özet olarak tarif edilir. Firmamız üçüncü şahıslara ve müşterilerimize Entegre El Kitabında çizilen çerçeve içerisinde tanıtılır. Kalite-Haccp Entegre El Kitabı uygulamakta olduğumuz ISO 22000 ve ISO 9001 standardının maddelerine paralel olarak bölümler halinde hazırlanır. Prosedür düzeyindeki sistem elemanlarına ve dokümanlara atıflar yapılır. Kalite-Ohsas Entegre El Kitabı formatında yer alan bilgiler aşağıda açıklanmıştır.

    KAPAK SAYFASI : Entegre El Kitabının ön kısmında bulunur ve numara verilir.
    BÖLÜM : İlgili bölümün numarası ve adı
    HAZIRLAYAN : Bu hane Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır
    ONAYLAYAN : Bu hane Genel Müdür tarafından imzalanır
    YAYIN TARİHİ : İlgili sayfanın ilk yayınlandığı tarih
    REVİZYON TARİHİ : İlgili sayfanın revize edildiği tarih
    REVİZYON NO : Sayfanın kaçıncı revizyonda olduğunu gösterir
    4.1.2. Prosedürlerin Hazırlanması

    Prosedürler Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve gözden geçirilir. Hazırlayan hanesi imzalanarak Genel Müdür onayına sunulur. Genel Müdür kontrol ederek onay hanesini imzalaması ile Prosedür yürürlüğe girmiş olur.
    Ayrıca prosedürü hazırlamakla görevli personel, prosedürün en iyi bilgi, tecrübe ve kapsamlı bir bakış açısı ile oluşturulmasını sağlamak amacıyla firmada ilgili birimlerle bağlantı kurarak görüşlerini alır. Prosedürler aynı zamanda uyguladığımız sistem içerisindeki talimat ve formlara da bir referans teşkil ederler. Prosedürlerden uygulanan talimatlara ve formlara atıflar verilir. Prosedür formatında yer alan bilgiler ve Prosedürlerin içeriği aşağıda açıklanmıştır:

    KONU : İlgili prosedürün adı
    DOKÜMAN NO : İlgili prosedürün numarası
    REVİZYON NO : Prosedürün kaçıncı revizyonda olduğunu gösterir
    REVİZYON TARİHİ : Prosedürün revize edildiği tarih
    YAYIN TARİHİ : İlgili Prosedürün ilk yayınlandığı tarih
    HAZIRLAYAN : Bu hane Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır
    ONAYLAYAN : Bu hane Genel Müdür tarafından imzalanır
    1. AMAÇ :Prosedürün yazılma amacı
    2. İLGİLİ DOKÜMANLAR :Atıf yapılan dokümanlar
    3. SORUMLULUK :Prosedürün uygulanmasından sorumlu personel
    4. PROSEDÜR :Prosedür detayı

    4.1.3. Talimatların Hazırlanması

    Yönetim Temsilcisi ve Genel Müdür uygulanan sistemin etkinliğini, uygulayıcı personeli ve yapılan işlerin karmaşıklığını düşünerek yazılı doküman eksikliğinde kalitenin olumsuz etkilendiğini tespit ettikleri veya öngördükleri işler için talimat hazırlanmasını kararlaştırabilirler. Talimatın formatında yer alan bilgiler aşağıda açıklanmıştır:

    KONU : İlgili Talimatın adı
    SAYFA NO : Talimatın ilgili sayfa numarası
    HAZIRLAYAN : Bu hane Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır
    ONAYLAYAN : Bu hane Genel Müdür tarafından imzalanır
    DOKÜMAN NO : İlgili Talimatın numarası
    YAYIN TARİHİ : İlgili Talimatın ilk yayınlandığı tarih
    REVİZYON TARİHİ : Talimatın revize edildiği tarih
    REVİZYON NO : Talimatın kaçıncı revizyonda olduğunu gösterir

    Talimatlar ilgili birim Müdürleri ve/veya sorumluları tarafından çalışanların görüşleri de alınarak hazırlanır ve Yönetim Temsilcisi hazırlayan kısmını imzalar ve Genel Müdürün onayına sunar. Genel Müdür gerekli incelemeleri yaparak imzalar ve yürürlüğe girer.
    4.1.4. Formların Hazırlanması

    Formlar uyguladığımız sistem içerisinde elde ettiğimiz verileri kaydettiğimiz veya uygulama amaçlı dokümanlarımızı yazdığımız dokümanlardır. Bu nedenle form hazırlanırken formu hazırlayan personel formun kullanışlı, yeteri kadar veri içeren ve doğru kayıt yapılmasına olanak tanıyan bir yapıda olmasına dikkat eder. Şirketimizde uygulanan ve kullanılan formlar prosedürü hazırlayan personel tarafından hazırlanır. Prosedürün kontrol edilmesi ve onaylanması formun kontrol ve onayı anlamına da gelir. Prosedürün İlgili Dokümanlar kısmında atıf yapılan formlar o prosedürün sayfa sayısından bağımsız bir eki olarak verilir.

    4.1.5. Görev Tanımlarının Hazırlanması

    Görev tanımları Genel Müdür koordinasyon ve bilgisi dahilinde Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve gözden geçirilir. Hazırlayan hanesi imzalanarak Genel Müdür onayına sunulur. Genel Müdür kontrol ederek onay hanesini imzalaması ile Görev tanımları yürürlüğe girmiş olur. Görev tanımlarının formatında yer alan bilgiler aşağıda açıklanmıştır:

    KADRO ÜNVANI : İlgili kişinin ünvanı
    BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : İlgili kişinin bağlı olduğu üst birim
    SORUMLULUK VE YETKİLER : İlgili kişinin sorumluluk ve yetkileri
    HAZIRLAYAN : Bu hane Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır
    ONAYLAYAN : Bu hane Genel Müdür tarafından imzalanır
    DOKÜMAN NO : İlgili Görev Tanımının numarası
    YAYIN TARİHİ : İlgili Görev Tanımının ilk yayınlandığı tarih
    REVİZYON TARİHİ : Görev Tanımının revize edildiği tarih
    REVİZYON NO : Görev Tanımının kaçıncı revizyonda olduğunu gösterir

    4.1.6. Satın alma Şartnamelerinin Hazırlanması

    Satınalma Şartnameleri Satınalma Müdürü tarafından hazırlanır. Yönetim Temsilcisi tarafından gözden geçirilir. Hazırlayan hanesi imzalanarak Genel Müdür onayına sunulur. Genel Müdür kontrol ederek onay hanesini imzalaması ile Satınalma Şartnamesi yürürlüğe girmiş olur. Satın alma şartnameleri satın alınacak malzeme ile ilgili tüm teknik ve kabul kriterlerini içerir. Satın alma Şartnameleri yazım formunda hazırlanır.

    4.1.7. Kalite Planlarının Hazırlanması

    Kalite Planları Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır, hazırlayan hanesi imzalanarak Genel Müdürün onayına sunulur. Genel Müdür kontrol ederek onay hanesini imzalaması ile Kalite Planları yürürlüğe girmiş olur. Kalite planları kalite planı yazım formunda hazırlanır.
    4.1.8. Proses Haritaları

    Proses Haritaları Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve gözden geçirilir. Hazırlayan hanesi imzalanarak Genel Müdür onayına sunulur. Genel Müdür kontrol ederek onay hanesini imzalaması ile yürürlüğe girmiş olur. Ayrıca hazırlamakla görevli personel, Proses Haritalarının en iyi bilgi, tecrübe ve kapsamlı bir bakış açısı ile oluşturulmasını sağlamak amacıyla firmada ilgili birimlerle bağlantı kurarak görüşlerini alır. Aynı zamanda uyguladığımız sistem içerisindeki talimat ve formlara da bir referans teşkil ederler. Proses Haritaları uygulanan talimatlara ve formlara atıflar verilir.

    4.2 DOKÜMAN VE VERİ KONTROLÜ

    Firmanın Kalite Dokümantasyon yapısı Kalite El Kitabı, Prosedürler ve İş Akış Şemaları, Talimatlar, Formlar, Görev tanımları, Satınalma şartnameleri, Kalite planları, Diğer destek dokümanlar ( Standart, katalog vb. ). Hazırlanan veya Revize edilen kalite dokümanları aşağıda verilen tabloda belirtilen sorumlularca onaylanır, çoğaltılır, dağıtımı yapılır ve eski nüshaların yok edilmesi sağlanır. Onaylanıp devreye alınan dokümanlar Geçerli Doküman Listesi Formuna kayıt edilerek iç tetkik vb. gerekli görülen durumlarda güncelliği takip edilir.

    Doküman Cinsi Hazırlayan Onaylayan Çoğaltan Dağıtım Eski Rev. Ortadan Kal.
    Kal. El Kitabı YT GM YT YT YT
    Prosedürler YT GM YT YT YT
    Talimatlar YT GM YT YT YT
    Formlar Formlar prosedür ekinde yer alır. Prosedürün onaylanması formların onaylanması anlamına gelir. Formlar Yönetim Temsilcisi tarafından çoğaltılır, dağıtılır ve eski revizyonu ortadan kaldırılır
    Görev Tan. YT GM YT YT YT
    Satın alma Şart. YT GM YT YT YT
    Kalite Planları YT GM YT YT YT
    Proses Haritaları YT GM YT YT YT
    Dış Kay. Dok. - - YT YT YT

    Dokümanların orijinalinde hazırlayan ve onaylayan haneleri ıslak imzalanarak yürürlüğe girer. Yürürlüğe giren dokümanlar Yönetim Temsilcisi tarafından Doküman Dağıtım Formu ile imza karşılığı dağıtılır. Dağıtılan kopyaların her sayfasına mavi renkli “KONTROLLU KOPYA“ damgası vurulur. Dokümanlar firma içinde ve kontrollü kopya olarak dağıtılır.

    Formlar prosedürler ile birlikte dağıtılır. Her hangi bir form prosedürden bağımsız olarak revize edilirse bu formun kopyaları daha önce prosedür dağıtımı yapılmış birimlere tekrar yapılır. Bu şekildeki form dağıtımlarında dağıtım formu tutulmaz ancak bir önceki nüshaları yırtılarak yok edilir.

    Dokümanların şirket dışına çıkışı Genel Müdür veya Yönetim Temsilcisinin onayı ile olabilir. Böyle bir durumda dokümanlar "KONTROLSUZ KOPYA" damgası vurularak dağıtılır ve kontrole tabi değildir.

    Prosedür, talimat ve diğer dokümanlardaki revizyonlar orijinal dokümanı hazırlayan personel veya birim tarafından yapılır. Revizyon istekleri firmanın değişik kademelerinden kalite sistemindeki değişik aktivitelerin sonuçları olarak gelebilir. Revizyon istekleri sözlü olarak ilgili dokümanı hazırlayan kişi/birime bildirilir. İlgili kişi/birim bu talepleri değerlendirerek uygun olması halinde gerekli revizyon yapar. Revizyon işlemleri orijinal dokümanın tabi olduğu hazırlama süreçlerine tabidir.

    Revize edilen dokümanların ( Kalite El Kitabı, Prosedür, Talimat ve diğer dokümanlar ) dağıtımı imza karşılığı, revize edilen geçersiz doküman geri alınarak yapılır. Revize edilen dokümanların aslına "İPTAL" kaşesi vurulur ve saklanır. Geri alınan geçersiz nüshalar yırtılarak yok edilir.
    Kalite El Kitabında revizyonlar sayfa bazında yapılır. Revizyon sebebi Revizyon Mahiyeti sayfasında kısaca açıklanır. Ayrıca revize edilen sayfanın revizyon numarası bir artırılarak revizyon tarihi güncellenir. Yapılan revizyonların toplamı 50 olduğu zaman bir sonraki revizyonda Kalite El Kitabı yeniden yayınlanır. Kapak sayfasında bulunan Baskı Numarası bir artırılarak yayın tarihi güncelleştirilerek sayfa revizyonları sıfırlanır.

    Kalite El Kitabı dışındaki diğer dokümanlarda ise revizyonlar doküman bazında yapılır ve revizyon numarası bir artırılarak revizyon tarihi güncellenir. Prosedürlerde yapılan en son revizyon, prosedürün son sayfasında bulunan Revizyon Nedeni kısmına kısaca yazılır. Sistemin bu iki ana dokümanı dışında kalan dokümanlarda Revizyon Nedeni kayıt altına alınmaz.

    Firmamızda kullanılan Standardlar, Kataloglar, Müşteri Şartnameleri gibi dış kaynaklı dokümanlar Dış Kaynaklı Doküman Listesine kayıt edilir. Bu dokümanların üzerine mavi renkli "KONTROLLÜ KOPYA" damgası basılır. Doküman revizyonları ilgili dokümanın hazırlayıcısı kurumdan alınacak verilerle izlenir. Ulusal ve Uluslararası standardların güncellliği sağlanır. Değişen dokümanlar Kalite Güvence Müdürü tarafından temin edilir ve şirket içindeki değişikliği ilgilendiren birimlere dağıtımı Doküman Dağıtım Formu ile yapılarak Dış Kaynaklı Doküman Listesi revize edilir. Eski nüshalar yırtılarak yok edilir. Orijinal dokümanın üzerine ''İPTAL'' kaşesi basılarak saklanır.



    Firmamızın dokümanlarının numaralandırma sistemi aşağıdaki gibi ifade edilebilir.

    Kalite El Kitabı KEK.XX KEK. Kalite El Kitabını temsil eder
    XX Doküman numarası (01 ile başlar)
    Kalite Prosedürleri P.XX P. Prosedürü temsil eder
    XX Prosedürün Numarası
    Proses Haritaları PH.XX PH. İş Akış Şeması temsil eder
    XX İş Akış Şemasının Numarası
    Kalite Talimatları TL.XX TL. Talimatı temsil eder
    XX.XX Talimat numarası
    Formlar
    Prosedür FR.XX FR. Formu temsil eder
    XX.XX Form sıra numarası
    Formlar
    Proses FPH.XX FPH. Formu temsil eder
    XX.XX Form sıra numarası
    Satınalma Şartnameleri SŞ.XX SŞ. Şartnameyi temsil eder
    X X Satın alma Şartname sıra numarası
    Kalite Planlar KP.XX KP. Kalite Planlarını temsil eder
    XX Kalite Plan sıra numarası
    Görev Tanımları GT.XX GT. Görev Tanımlarını temsil eder
    XX Görev Tanımları sıra numarası


    4.3. KAYITLARIN KONTROLÜ

    Firmamızda; Yönetimin Kalite Sistemini Gözden geçirmesi, Doküman Kontrolü, Satınalma ve Tedarikçi değerlendirme, Ürün tanımı ve izlenebilirliği, Proses Kontrolü, Muayene ve deney, Kalibrasyon, Uygun olmayan ürünün kontrolü, Düzeltici ve Önleyici faaliyetler, Müşteri Şikayetleri, Taşıma, Depolama, ambalajlama, Muhafaza ve sevkiyat, Firma İçi Kalite Tetkikleri, Eğitim, İstatistik Analiz Sonuçları, Konuları ile ilgili kayıtlar kalite kayıtlarıdır. Kalite kayıtları, Kalite Kayıtları Listesi formunda saklanma süreleri ve sorumluları ile birlikte tanımlanmıştır.

    Baskılı kopya olarak tutulan kalite kayıtları kullanımda oldukları süre boyunca (genelde 1 yıl, takvim yılı sonuna kadar) ilgili bölümlerde kullanıldıkları yerde, diğer zamanlarda ise belirlenmiş arşivde düzenli ve kolayca ulaşılabilecek bir sistemle her türlü dış etkilerden korunarak ve dolaplarda dosyalanarak saklanır.

    Kalite kayıtlarının bölümlerde saklanırken koruma sorumluluğu ilgili birimin sorumlusunda, arşivde ise Yönetim Temsilcisindedir. Tutulan kayıtlar bölümde saklama süresi sonunda listelenir ve istiflenerek arşive kaldırılır. Bölümlerde tutulan kayıtların hangisinin saklanacağının bilinmesi için Kalite Kayıtları Listesi bölümlere dağıtılır. Arşivde kayıtların dış etkilerden (yağmur, fare, yangın, karışma) korunması için dolaplarda her türlü tedbir Yönetim Temsilcisi tarafından alınır. Arşive gelen kayıtlar kolay ulaşılabilmesi için yıllar bazında düzenlenerek muhafaza edilir.

    Kayıtlar arşivde saklanma süresi sonunda Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda arşivden çıkarılır ve yırtılarak yok edilir.

    Elektronik medyada ( Disk, Disket, vb.) tutulan kalite kayıtları dışarıdaki manyetik ortamdan etkilenmeyecek şekilde özel kutularında düzenli olarak Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda Satınalma ve Satış Müdürü tarafından Backuplar alınır.


Konu Bilgileri

Users Browsing this Thread

Şu an 1 kullanıcı var. (0 üye ve 1 konuk)

Bu Konudaki Etiketler

Yer imleri

Yetkileriniz

  • Konu Acma Yetkiniz Yok
  • Cevap Yazma Yetkiniz Yok
  • Eklenti Yükleme Yetkiniz Yok
  • Mesajınızı Değiştirme Yetkiniz Yok
  •  
Yukarı Çık
RSS RSS 2.0 XML MAP HTML

Üyeler İçin Yasal Uyarı | Hak Sahiplerine ve Yasal Makamlara | ŞOK İLAN - Ücretsiz Seri İlan Sitesi | Cliaweb web hosting internet

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277